Midt-Telemark kommune Digital venteliste 

Målet er å gjøre det enklere for pasientene å få tak i nødvendig hjelp. Vi har spurt Midt-Telemark kommune om erfaringer de har hatt og komme med tips til andre kommuner som ønsker å gjøre det samme.  

Bakgrunnen for at dere ønsket en endring?  

I vår kommune har flere av terapeutene ytret ønske om en felles venteliste.  Det var ønskelig å gjøre det enklere for pasienten å fa tak i fysioterapeut. Og at man hadde et sted å henvende seg til, i motsetning til slik det var tidligere der man ble henvist videre rundt til ulike terapeuter og institutt. Vi ønsket også å prioritere pasienter som oppholdt seg i kommunen vår, fremfor pasienter i fra nabokommunen.  

Vi opplevde tidligere at pasienter stod på flere ventelister ved ulike institutt, og det var ingen systematikk i at man ble strøket fra listene om man fikk time. Ventelistene ble da lite oppdaterte, både for terapeuter og pasienter. Det ble ingen kvalitetssikring ift prioriteringsnøkkelen og det ble vanskelig å angi forventet ventetid. Underveis i prosessen ble prosjektet endret til å være en digital felles venteliste for alle terapeutene i kommunen (kommunalt ansatte og terapeuter med driftsavtale). Online-booking av time har vi ennå ikke tatt i bruk. 

I 2022 søkte vi om «Kommunalt kompetanse – og innovasjonstilskudd» hos Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, og fikk innvilget søknaden. Prosjektet ble kalt; «Rett hjelp til rett tid- Fysioterapi», der målet med prosjektet er at alle innbyggerne skal oppleve en økt tilgjengelighet til tjenesten, og at de får rett hjelp til rett tid i henhold til prioriteringsnøkkelen.  

Vi er fortsatt i prosjekt, og jobber kontinuerlig med å implementere og utvikle produktet sammen med Helseboka. 

Hva er tilbakemeldingene fra pasientene? 

Tilbakemeldingene i fra pasientene som mestrer digitale verktøy er svært gode. Det oppleves som et brukervennlig system, som er enkelt å bruke. For mange var Helseboka kjent fra tidligere ifm vaksinering. Vi må innrømme at vi er overrasket over hvor fort brukerne fant fram og tok systemet i bruk. I en liten kommune som vår er vi godt fornøyd med at over 300 personer har benyttet systemet så langt. For at systemet skal tas i bruk av innbyggerne er det viktig at linken til innsjekk er lett tilgjengelig. I Midt-Telemark kommune finner man denne på kommunes hjemmeside, på instituttenes egne hjemmesider, samt på Facebook. Brukere som henvender seg pr telefon mottar link til innsjekk via SMS.  

 Vi får også noen få tilbakemeldinger i fra brukere som ikke mestrer å benytte systemet. Dette gjelder spesielt eldre brukere som ikke er vant til digitale løsninger, men også noen i fra andre brukergrupper. Det er viktig å ha et system som også kan hjelpe disse til å legge seg til listen. Hos oss legger vi dem da inn sammen med bruker. Dette kan for eksempel gjøres via telefon, og tar ikke lengre tid enn om man tar i mot henvendelsen på «gamle måten». 

 

Hvilken erfaringer har dere fått så langt? 

Som alltid, ved innføring av noe nytt vil det være ulike erfaringer i fra tjenesten. Men i det store og hele er tilbakemeldingene svært gode fra de terapeutene som tester det ut. Foreløpig er flertallet hos oss koblet på, men vi mangler fortsatt noen terapeuter med driftsavtale som ennå ikke har tatt det i bruk. Vi håper at alle sammen er på i løpet av året. 

 Vi får tilbakemeldinger på at systemet er «samlende» for tjenesten. Det føles som et trygt og enkelt system, som ivaretar at bruker står på en felles venteliste. En liste som er tilgjengelig for alle terapeutene. Det blir dermed også mer effektivt og en kvalitetssikring av ventelisteordningen. 

Det rapporteres om noen innkjøringsproblemer når det gjelder å bli kjent med et nytt system. Og enkelte har behov for en systemadministrator som er tilgjengelig, som har tid og interesse for å følge opp svakheter som dukker opp underveis. Hos oss prøver vi å løse dette ved at to terapeuter (kommunalt ansatte) fungerer i denne rollen (i en liten stillingsbrøk), takket være innovasjonsmidlene. Disse terapeutene har ansvar for å gi tilganger, sende ut informasjon, prioritere brukere, bidra med opplæring osv. 

 Tillit til et nytt system er tidkrevende å bygge opp, og enkelt å rasere. Det er derfor viktig å opprettholde fokus på dette kontinuerlig. Mtp implementering er det er viktig å involvere alle. Det oppleves som motiverende om man får være med å utvikle systemet. Hos oss har vi valgt å ha en arbeidsgruppe som består av to kommunalt ansatte, samt en representant fra hvert av instituttene. Vi har også valgt å holde intern opplæring for alle, samt opprettholde fokus på at det skal tas i bruk ved å sende ut påminnelser, kort info om hvordan det ligger an med antall på ventelisten og det er utarbeidet en «Brukerveiledning av og for dummies» til internt bruk. 

 Hos oss har vi valgt å få dette inn i vår «Fagplan for fysioterapitjenesten», for best mulig forankring. Fagplanen er laget med bakgrunn i kommunens overordnede planer og retningslinjer, og er politisk behandlet. Den skal være førende og forpliktende for tjenesten. Den er utarbeidet av tjenesten selv. Det er dog alltid utfordrende å innføre nye system og å endre praksis. Vi beveger oss også inn i et landskap der organisering og drift er et tema. Kommunal fast ansatte har andre vilkår enn selvstendig næringsdrivende fysioterapeuter med driftsavtale. Dette kan by på enkelte utfordringer, men ingen som er umulige å løse. Til syvende og sist er vi alle en del av samme offentlige helsetjeneste. Det bør derfor være mulig at man på sikt kan enes om et system som vi tror vil komme alle til gode, både terapeuter og brukere. Men som sagt, dette tar tid. 

 For både kommunen og selvstendig næringsdrivende er kostnader til systemet et tema. Her må man ha gode ordninger for hvem det er som betaler, og i hvilken grad man skal pålegge alle å benytte dette. Dette er noe vi kontinuerlig jobber med å finne gode løsninger på her i Midt-Telemark. 

 

Hvis dere skal si noe i fra kommunens perspektiv, hvilken verdi bringer Helseboka inn hos dere? 

Kommunen ønsker et godt, kvalitetssikret system for sikre brukerne rett hjelp til rett tid. Vi ønsker å kunne prioritere egne innbyggere/de som oppholder seg her i henhold til prioriteringsnøkkelen, og vi ønsker å kunne ta ut gode statistikker. På sikt vil det kunne hjelpe oss til å fremme og synliggjøre tjenesten, i større grad enn vi får til i dag. Vi vil med bedre grunnlag kunne si noe om behovet for våre tjenester. En statistikk vil for eksempel kunne si noe om alderssammensetning, kjønn, diagnoser, ventetid osv. Dette vil være viktig for å utvikle tjenesten videre mtp ressurser, men også mtp videreutvikling av kompetanse og kompetansebehov. Vi ønsker å skreddersy vår tjeneste og gi tilbud i tråd med behovene som finnes. Her tror vi Helseboka vil kunne være et nyttig verktøy. 

 

Dere har allerede blitt kontaktet av en del kommuner som er nysgjerrige på hvordan dere har gjort overgangen til digital venteliste. 

Hvilken tips ville dere gitt til andre kommuner som ønsker å starte opp med det samme? 

• Forankring i kommunens ledelse og planverk er viktig 

• Nok og god informasjon ut til alle, både kommunalt ansatte terapeuter og terapeuter med driftsavtale. 

• Involvere samtlige institutt- ev lage prosjektgruppe/arbeidsgruppe 

• Være tydelig på gevinster, hva er fordelene? Hvordan kan dette forenkle hverdagen til den enkelte terapeut 

• Kvalitetssikring-et digitalt felles system vil i større grad ivareta kvaliteten på ventelistene og tjenesten. 

• Være tydelig på utfordringer. 

• Ha fokus på brukerperspektivet; Hvilke fordeler har systemet for bruker?  

• Tør å satse! Innovasjon er tidkrevende og skummelt- Men viktig!  

Vi tror dette systemet vil kunne være med på å heve kvaliteten i denne tjenesten i stor grad i tiden fremover.